SECRETARÍA GENERAL DE LA INSTITUCIÓN
NUESTRAS SECRETARIAS ESTAN PRESTAS A COLABORAR CONSTANTEMENTE A LA COMUNIDAD EDUCATIVA TANTO A SUS PADRES COMO A LOS MISMOS EDUCANDOS, EN TODAS SUS INQUIETUDES COMO EN SUS SOLICITUDES MAS APREMIANTES EN TEMAS DE INTERES QUE LES CONCIERNE.
DE LA SECRETARIA
1. Llevar el registro y control de los aspectos legales de la Institución.
2. Atender en forma endenté, oportuna y cordial a todas las personas que requieran sus servidos.
3. Expedir los certificados de estudio, tiempo de servicio, constancias y demás documentos que le sean solicitados, refrendándolos con su firma, previo visto bueno del Rector.
4. Mantener en perfecto estado y actualización los documentos del personal dicente y docente.
5. Recibir, enviar y archivar la correspondencia.
6. Elaborar y presentar oportunamente la estadística del D.A.N.E. correspondiente al establecimiento.
7. Organizar y mantener de manera funcional el archivo de la secretaría.
8. Organizar, revisar y ejecutar el proceso de matrícula.
9. Responder por el uso adecuado, seguridad y mantenimiento de los equipos y materiales confiados a su manejo.
10.Rendir oportunamente los informes que le sean solicitados por el Rector, coordinadores o autoridades educativas.
11.Sistematizar oportunamente los logros de período y final de año.
12.Guardar absoluta reserva sobre todos los asuntos que sean de su conocimiento por razón de su oficio siempre y cuando no se trate del incumplimiento de las normas y leyes.
13.Responder ante el Rector por el buen funcionamiento de la Secretaría y por la correcta elaboración y exactitud de lo anotado en los libros reglamentarios.
14.Llevar la correspondencia oficial y el archivo del establecimiento de acuerdo con las normas vigentes y las instrucciones del Rector.
15. Elaborar resoluciones y trabajos.
16. Expedir certificados, constancias y demás documentos que le sean solicitados, previo visto bueno del Rector.
17. Asistir a las reuniones del Consejo de profesores y elaborar las actas respectivas.
18. Mantener una actitud de discreción y lealtad con la Institución.
19. Capacitarse y actualizarse para un mejor desempeño profesional.
20. Programar y organizar las actividades propias de su cargo.
21. Elaborar las listas de los alumnos para efectos de docentes y administrativos.
22. Llevar los registros de servicios de los funcionarios de la Institución.
23. Gestionar ante la Secretaria de Educación el registro de los libros reglamentarios.
24. Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.
25. Las demás funciones afines y complementarias con las anteriores que le atribuya el Proyecto Educativo Institucional y las contempladas en la Ley 200 de 1995.
RECOMENDACIONES A LA SECRETARIA
1. Debe evitar realizar actividades ajenas al ejercicio de sus funciones durante la jornada de trabajo.
2. No abandonar o suspender sus labores sin autorización previa.
3. Evitar confianzas y compromisos con los alumnos y otros empleados creando comentarios, desconfianzas o malos entendidos.
4. No delegar trabajos oficiales u otros bajo su responsabilidad a otras personas.
5. No debe permitir visitas de familiares o amigos mientras se cumplen las funciones propias del cargo, ni permitir el uso de los equipos o manipulaciones de documentos a personas ajenas a tal dependencia, sin previa autorización del Rector.
6. Se prohíbe el préstamo del teléfono sin la debida autorización de la Rectoría, además pasar al teléfono a profesores que estén dictando clase en el momento, en caso extremo guardar la información o solicitar el número telefónico al cual se podrá llamar después.
7. Se prohibe el préstamo del teléfono a los estudiantes sin la debida autorización de la Rectoría e igual pasarlos al teléfono.
8. No debe fumar ni permitir que lo hagan en las oficinas a su manejo.
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